Opschorten van het certificaat op verzoek van de klant
Op verzoek van de klant kan een certificeringcontract worden opgeschort. De operationeel manager evalueert zulke aanvragen om de reden te achterhalen en te borgen dat de opschorting gezien de omstandigheden terecht is. Als opschorting wordt gehonoreerd wordt de klant geïnformeerd over de te volgen acties. Het certificaat van de klant blijft opgeschort tot:
- Er een verzoek van de klant komt om de opschorting op te heffen;
- De certificaatvervaldatum wordt bereikt;
Indien voortzetting van het certificaat (of certificering tegen de volledige scope) weer wordt aangevraagd door de klant kan Duijnborgh Certification BV overwegen om een speciaal opvolgbezoek uit te voeren, afhankelijk van de termijn van opschorting.
Tijdens de opschorting van het certificaat kan de klant:
- Geen aanspraak maken op certificatie via Duijnborgh Certification BV. tegen dezelfde norm als waarvoor de opschorting geldt;
- Geen uitspraken doen waaruit certificering (tegen de opgeschorte scope) zou blijken;
- Geen orders accepteren waarin het vereist is om gecertificeerd te zijn (tegen de opgeschorte scope).
Intrekken van het certificaat op verzoek van de klant
Een klant kan een verzoek indienen om het certificeringcontract te beëindigen. Een dergelijk verzoek wordt alleen van een tekenbevoegd persoon vanuit de klantorganisatie gehonoreerd. De operationeel manager evalueert zulke aanvragen om de reden te achterhalen en te borgen dat intrekking gezien de omstandigheden terecht is. Waar relevant wordt tevens de klachtenprocedure (SOP 0025) gevolgd:
Indien de intrekking van het certificaat wordt goedgekeurd, dienen de volgende acties te worden uitgevoerd:
- Informeer de klant over de uit te voeren acties (zie ook voorwaarden opschorting);
- Werk het klantendossier bij zodat het certificeringtraject gecontroleerd wordt geannuleerd;
- Informeer de relevante belanghebbenden over de intrekking van het certificaat betreffende deze klant (b.v. RvA);
- Na facturatie van openstaande posten wordt het klantendossier bewaard volgens interne procedure(s).
Opschorten van het certificaat vanuit Duijnborgh Certification BV
Indien vanuit Duijnborgh Certification BV de wens of noodzaak bestaat om het certificaat op te schorten of in te trekken kan dat op basis van de volgende geïdentificeerde redenen:
- Indien een gecertificeerd managementsysteem (blijvend) niet aan de eisen van de certificatie voldoet;
- Indien de gecertificeerde klant niet de frequentie van evaluatie en driejaarlijkse beoordelingen nakomt;
- Indien er een grote tekortkoming is gevonden tijdens een audit en de organisatie deze niet binnen de gestelde termijn wil c.q. kan opvolgen zonder geldige reden;
- Het risico voor Duijnborgh Certification BV onacceptabel wordt, doordat de klant (bewust) de afspraken niet nakomt en niet welwillend is om hiervoor oplossingen te zoeken of in strijd handelt met wettelijke bepalingen.
In geval de reden van opschorting niet is opgelost, dient de operational manager/ lead auditor de klant te informeren dat certificering is opgeschort en noteert deze bevinding in de administratie. De normale technische beoordeling wordt uitgevoerd. Er zijn 3 mogelijkheden hoe de klant kan reageren op de opschorting:
- De klant beweert dat de tekortkomingen zijn opgelost en plaatst een verzoek voor verificatie (speciale opvolg)audit. Indien de opvolgaudit meer dan 6 maanden na de tekortkoming is zal dit worden geregistreerd. Als blijkt dat de tekortkoming niet kan worden afgesloten of gereduceerd zal het certificaat worden ingetrokken;
- De klant kan bezwaar maken via de beroepsprocedure (SOP 0006 Beroepen);
- Bij geen reactie vanuit de klant op de mededeling van opschorting wordt na 14 dagen het proces van certificaat intrekking gestart.
Tijdens de opschorting van het certificaat kan de klant;
- Geen aanspraak maken op certificatie via Duijnborgh Certification BV;
- Geen uitspraken doen waaruit certificering (tegen de opgeschorte scope) zou blijken;
- Geen orders accepteren waarin het vereist is om gecertificeerd te zijn (tegen de opgeschorte scope).
Indien bovenstaande redenen zijn verholpen zal certificatie worden voortgezet. Duijnborgh Certification BV kan overwegen om een speciaal opvolgbezoek uit te voeren, afhankelijk van de termijn van opschorting.
Indien de opschorting binnen 6 maanden niet is verholpen wordt het certificaat ingetrokken.
Intrekking van het certificaat vanuit Duijnborgh Certification BV
Indien Duijnborgh Certification BV. besluit het certificaat in te trekken, dan zal de operationeel manager de klant schriftelijk informeren over:
- De acties die worden genomen en de rechten en plichten van de klant;
- De mogelijkheid tot het indienen van een bezwaar.
Voor de te volgen acties vanuit Duijnborgh Certification BV zal dezelfde proces gebruikt worden als bij het ‘intrekken van het certificaat op verzoek van de klant’.
Opschorting van een deel van het certificaat
Indien specifieke delen van het certificaat onder de reikwijdte niet voldoen aan de gestelde certificatie-eisen, kan er voor worden gekozen om de reikwijdte te reduceren. De procedure ‘Certificaat wijziging’ (SOP 0020) dient te worden gevolgd. Opschorting van de delen uit de reikwijdte die niet voldoen aan de certificatie-eisen vallen onder deze procedure.
Communicatie
De klant zal tijdens elke geïnformeerd worden middels e-mail of brieven. De vastlegging en de communicatie rondom opschorten danwel intrekken van het certificaat, zal in het klantdossier worden opgeslagen.